Secretaria define rateio de despesas em edifícios compartilhados

PORTARIA SE/ME Nº 4.569, DE 17 DE MAIO DE 2022

Dispõe sobre procedimentos para o rateio de despesas em razão da utilização compartilhada de edifícios públicos e privados e sobre o pagamento de despesas exclusivas sob gestão do Ministério da Economia.

O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e VI do caput do art. 9º do Anexo I ao Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, e, tendo em vista o disposto no Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, no Decreto nº 825, de 28 de maio de 1993, e no Decreto nº 10.426, de 16 de julho de 2020, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Objeto e âmbito de aplicação

Art. 1º Os procedimentos para rateio de despesas em razão da utilização compartilhada de edifícios públicos e privados e para pagamento de despesas exclusivas sob gestão do Ministério da Economia observarão o disposto nesta Portaria.

Definições

Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I – órgão gestor – unidade organizacional responsável pela administração de edifícios, públicos e privados, sob gestão do Ministério da Economia;

II – órgão cliente – órgão ou entidade que utiliza edifícios, públicos e privados, sob gestão do Ministério da Economia para o exercício de suas atividades;

III – Quanto ao modo de utilização, as áreas de imóveis, quando compartilhados, são classificadas em:

a) privativas: áreas de uso exclusivo por parte de um único órgão ocupante do imóvel.

b) comuns: áreas de uso comum pelos diferentes órgãos que ocupam o imóvel.

IV – As despesas relacionadas ao uso, manutenção e serviços prestados ao pleno funcionamento das atividades desenvolvidas nas edificações compartilhadas são classificadas em:

a) despesas comuns: aquelas que atendem a demandas comuns de órgãos gestor e clientes e são objeto de rateio para fins de compartilhamento do imóvel.

b) despesas exclusivas: aquelas destinadas ao atendimento de necessidades específicas de cada órgão ou à prestação de serviços em que seja possível individualizar o uso.

V – estudo de viabilidade – estudo técnico que abrange a necessidade, o levantamento de custos de contratos de fornecimento de bens e serviços para a demonstração da vantajosidade do compartilhamento do imóvel e respectivo rateio de despesas comuns; e

VI – termo de compartilhamento – documento hábil e vinculativo para a descentralização direta dos créditos para ressarcimento das despesas comuns.

CAPÍTULO II

DOS PROCEDIMENTOS

Formalização e termo de compartilhamento

Art. 3º O compartilhamento de edifícios, públicos e privados, sob gestão do Ministério da Economia com órgãos clientes integrantes dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União será formalizado por meio de termo de compartilhamento, conforme modelo previsto no Anexo I.

§1º O processo administrativo relativo à celebração do termo de compartilhamento deverá ser instruído com os seguintes documentos:

I – proposta de compartilhamento e rateio de despesas, que conterá:

a) documento oficial do órgão cliente interessado, firmado por autoridade competente, que formalizará a proposta de compartilhamento do imóvel e rateio das despesas;

b) identificação do imóvel objeto da proposta, que conterá a especificação dos ambientes a serem compartilhados, as respectivas metragens e a quantificação da força de trabalho a que se destina;

c) informação quanto à eventual necessidade de adaptações nas instalações físicas, prévias à ocupação pretendida, acompanhada dos respectivos documentos técnicos próprios; e

d) apresentação do certificado de disponibilidade orçamentária, conforme modelo previsto no Anexo II, que contemple o valor necessário às futuras despesas pretendidas;

II – análise da proposta de compartilhamento e rateio de despesas, que conterá demonstrativo dos ambientes a serem compartilhados com as respectivas áreas privativas destinadas a cada condômino;

III – estudo de viabilidade, que conterá:

a) detalhamento da necessidade acompanhado das justificativas técnica e econômica da escolha do compartilhamento do imóvel;

b) demonstrativo dos ambientes a serem compartilhados com as respectivas áreas privativas destinadas a cada condômino;

c) demonstrativo das despesas comuns a serem rateadas e os respectivos valores mensal e anual para cada condômino; e

d) demonstrativo das despesas de manutenção do órgão gestor do imóvel, que especificará os respectivos valores totais para cada item de despesa abrangida pelo compartilhamento e o efeito financeiro do rateio entre os condôminos.

IV – declaração do gestor do imóvel, baseado nos estudos de viabilidade, que ateste que a proposta de compartilhamento do imóvel com o rateio de despesas é economicamente vantajosa para a administração;

V – declaração do gestor que ateste que não há óbice legal ou contratual para o compartilhamento proposto, com identificação do proprietário do imóvel, se da União ou de terceiros, anexados, conforme o caso:

a) o contrato de locação ou termo similar;

b) a autorização específica do locador ou proprietário para o compartilhamento do imóvel proposto; e

c) a autorização específica do locador ou proprietário para, se for o caso, a realização de adaptações nas instalações físicas;

VI – documento oficial do gestor do imóvel que comunique ao órgão cliente interessado a aprovação da proposta de compartilhamento do espaço físico com o rateio de despesas; e

VII – minuta do termo de compartilhamento devidamente preenchida.

§2º O compartilhamento de edifícios, públicos e privados, sob gestão do Ministério da Economia com órgãos clientes não abrangidos nas definições constantes do caput será formalizado por meio de convênio ou termo similar, observados a legislação aplicável a cada instrumento e o disposto no §1º, no que couber.

§3º Fica permitida a formalização do compartilhamento de que trata o caput por meio do Termo de Execução Descentralizada, nos termos do Decreto nº 10.426, de 16 de julho de 2020, quando a ação envolver órgãos não integrantes da estrutura organizacional do Ministério da Economia.

Rateio de despesas

Art. 4º As despesas comuns serão rateadas proporcionalmente à área privativa ocupada em metros quadrados por cada órgão cliente e órgão gestor, conforme o caso, em relação à área privativa total da edificação e deverão ser custeadas por todos os órgãos clientes e órgão gestor de cada edificação.

§1º Os órgãos clientes deverão comprovar a disponibilidade orçamentária ao órgão gestor, por meio da emissão do certificado de disponibilidade orçamentária.

§2º Caso o órgão cliente efetue a descentralização dos créditos orçamentários no início do exercício para fazer frente às despesas para todo o exercício financeiro, fica dispensado da emissão do certificado de disponibilidade orçamentária e caberá ao órgão gestor fazer a devida certificação.

§3º Na hipótese de não ser possível adotar o disposto no caput, poderá ser adotado, de forma fundamentada e em comum acordo entre os envolvidos, outro critério de rateio de despesas com o objetivo específico de garantir a proporcionalidade e a razoabilidade dos valores atribuídos a cada órgão e entidade.

Previsão de valores

Art. 5º A previsão dos valores referentes às despesas comuns para o exercício seguinte, acompanhada da expectativa de desembolso mensal e dos reajustes das estimativas de gastos, será elaborada pelo órgão gestor de cada edifício e encaminhada para os respectivos órgãos clientes até 15 de abril de cada ano.

§1º Caso alguma ação de compartilhamento venha a ocorrer após essa data, os valores necessários para o rateio de despesas deverão ser incluídos numa proposta de suplementação ou deverão ser previamente autorizados no termo de compartilhamento para descentralização em favor do órgão gestor.

§2º Os órgãos clientes deverão se manifestar acerca dos valores propostos de que trata o caput no prazo de quinze dias, contado da data do seu recebimento.

Descentralização dos créditos orçamentários e transferência dos recursos financeiros

Art. 6º Caberá ao órgão cliente descentralizar ao órgão gestor os créditos orçamentários correspondentes às despesas comuns e exclusivas, no que couber, de forma integral ou em parcelas, no mínimo, trimestrais, e a transferência dos recursos financeiros, preferencialmente, de forma mensal.

Parágrafo único. Os limites de movimentação e empenho relativos às despesas comuns dos órgãos clientes ficarão retidos pela Secretaria de Gestão Corporativa da Secretaria Executiva do Ministério da Economia até que ocorra a correspondente descentralização dos créditos aos órgãos gestores.

Art. 7º O rateio das despesas comuns, na forma do disposto no art. 6º, decorrente do compartilhamento, deverá ocorrer por meio de descentralização de créditos orçamentários e da transferência dos recursos financeiros diretamente do órgão cliente para o órgão gestor e será formalizada por meio do termo de compartilhamento.

Parágrafo único. Para o rateio previsto no caput, o órgão gestor apresentará relatório de prestação de contas mensal, conforme modelo previsto no Anexo III, ao órgão cliente até o décimo dia do mês subsequente ao da ocorrência das despesas e o órgão cliente emitirá as respectivas notas de movimentação de crédito e de programação financeira até o vigésimo dia do mesmo mês.

Despesas exclusivas

Art. 8º A realização de despesas exclusivas do órgão cliente abarcadas por contratos firmados pelo órgão gestor dependerá de prévia comprovação de disponibilidade orçamentária pelo órgão cliente ao órgão gestor, por meio da emissão do certificado de disponibilidade orçamentária.

Multas e demais prejuízos

Art. 9º Será de responsabilidade do órgão cliente o pagamento de eventuais multas e demais prejuízos gerados ao Ministério da Economia em virtude de atraso na descentralização dos créditos orçamentários ou das transferências de recursos financeiros, tais como o atraso de pagamentos de contratos cujos serviços tenham sido prestados.

Parágrafo único. Na hipótese do que trata o caput, caso os prejuízos provoquem despesas de exercícios anteriores, a apuração de responsabilidade recairá sobre o órgão cliente responsável por tais prejuízos.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. Os critérios de rateio estabelecidos nesta Portaria se aplicam, no que couber, aos instrumentos de cessão de uso firmados a partir da vigência desta Portaria.

Parágrafo único. O órgão gestor e os órgãos clientes deverão proceder às devidas alterações dos instrumentos de cessão vigentes, inclusive nas suas regras de rateio, ao disposto nesta Portaria, nos seus atos de renovação.

Art. 11. Eventuais litígios entre unidades, órgãos e entidades vinculadas ao Ministério da Economia, decorrentes do disposto nesta Portaria, serão dirimidos pelo Comitê de Avaliação e Execução Orçamentária e Financeira do Ministério da Economia – CAEOF.

Parágrafo único. Caso envolvam outros órgãos e entidades da administração pública federal, os litígios serão submetidos à Câmara de Conciliação e Arbitragem da Administração Federal – CCAF, conforme Ato Regimental nº 5, de 27 de setembro de 2007, da Advocacia-Geral da União.

Art. 12. A atualização cadastral, no Sistema de Gestão dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, ou outro que vier a substituí-lo, dos imóveis sob a gestão dos órgãos envolvidos, localizados no município objeto da iniciativa, é condição necessária para o prosseguimento do processo de compartilhamento.

Art. 13. A Secretaria de Gestão Corporativa da Secretaria Executiva do Ministério da Economia poderá editar orientações, modelos e procedimentos e deliberar sobre situações concretas que versem sobre a aplicação do disposto nesta Portaria.

Art. 14. Fica revogada a Portaria nº 742, de 27 de janeiro de 2022.

Art. 15. Esta Portaria entra em vigor em 1º de junho de 2022.

MARCELO PACHECO DOS GUARANYS

ANEXO I

MODELO DE TERMO DE COMPARTILHAMENTO

TERMO DE COMPARTILHAMENTO DE IMÓVEL E RATEIO DE DESPESAS Nº________, DE __ DE ___________ 20_____

1. IDENTIFICAÇÃO

1.1. IMÓVEL:

ENDEREÇO:________________________________________________________

IDENTIFICAÇÃO DO PROPRIETÁRIO:_____________________________________

REGISTRO IMOBILIÁRIO PATRIMONIAL – RIP:______________________________

1.2. ÓRGÃO GESTOR:

CÓDIGO DA UG	CÓDIGO DA GESTÃO	NOME DA UG

CNPJ:_________________________________________________________________

ENDEREÇO:____________________________________________________________

CEP: _________________________________________________________________

RESPONSÁVEL_________________________________________________________

CPF DO RESPONSÁVEL: __________________________________________________

ATO DE DESIGNAÇÃO/NOMEAÇÃO:________________________________________

1.3. ÓRGÃO CLIENTE 1:

CÓDIGO DA UG	CÓDIGO DA GESTÃO	NOME DA UG

CNPJ:_________________________________________________________________

ENDEREÇO:____________________________________________________________

CEP:_________________________________________________________________

RESPONSÁVEL__________________________________________________________

CPF DO RESPONSÁVEL: __________________________________________________

ATO DE DESIGNAÇÃO/NOMEAÇÃO:_________________________________________

1.N. ÓRGÃO CLIENTE N:

CÓDIGO DA UG	CÓDIGO DA GESTÃO	NOME DA UG

CNPJ:________________________________________________________________

ENDEREÇO:___________________________________________________________

CEP: ________________________________________________________________

RESPONSÁVEL_________________________________________________________

CPF DO RESPONSÁVEL: _________________________________________________

ATO DE DESIGNAÇÃO/NOMEAÇÃO:________________________________________

2. OBJETO:

2.1. O presente Termo tem por finalidade estabelecer a utilização compartilhada do imóvel identificado no item 1.1, conforme os quadros 1, 2, 3 e 4, com o rateio das despesas comuns conforme os quadros 5 e 6 (no caso de haver despesas exclusivas).

2.2. A área privativa a ser utilizada pelos órgãos destina-se às finalidades: (listar as finalidades de uso para cada órgão: área de escritório, arquivo, etc.).

2.3. São objeto do presente Termo as áreas comuns, conforme os quadros 1, 2 e 3, bem como os equipamentos que fazem parte da estrutura do imóvel.

3. VIGÊNCIA

3.1. O prazo de vigência do presente Termo é de ______ meses, podendo ser renovado sempre que presentes razões de conveniência e oportunidade.

4. RESCISÃO

4.1. O presente Termo pode ser rescindido a qualquer tempo, mediante comum acordo entre as partes.

5. ADMINISTRAÇÃO DO IMÓVEL

5.1. Caberá ao órgão gestor a administração e execução dos serviços necessários à operação e manutenção do imóvel, discriminados nos quadros 5 e 6.

5.2. Fica assegurado ao órgão gestor o acesso a todas as dependências do imóvel para a realização de vistorias e/ou manutenção predial.

6. OBRIGAÇÕES

6.1. Obrigações do órgão gestor:

a) manter a regularidade e qualidade dos serviços objetos deste Termo;

b) manter e disponibilizar, quando requerido, toda a documentação pertinente às despesas decorrentes da execução deste Termo, para efeito de controle interno e externo;

c) manter canal de comunicação com os órgãos clientes para a boa execução deste Termo;

d) efetuar os pagamentos das despesas decorrentes da administração do imóvel e deste Termo; e

e) apresentar, até o _____ dia de cada mês, prestação de contas mensal, contemplando as despesas comuns efetivamente pagas no mês anterior.

6.2. Obrigações do(s) órgão(s) cliente(s):

a) utilizar os ambientes única e exclusivamente para as finalidades listadas no item 2.2;

b) zelar pelas instalações prediais, dando ciência ao responsável pela manutenção de falhas e problemas verificados;

c) observar eventuais regulamentos de conduta do edifício;

d) observar as normas de segurança e procedimentos relativos a combate a incêndio;

e) conceder o repasse de recursos financeiros, até o _____ dia do mês correspondente ao valor descentralizado das despesas que lhe forem atribuídas; e

f) arcar com os pagamentos de suas despesas exclusivas.

7. DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1. Multas e prejuízos gerados em virtude de atraso no repasse de créditos orçamentários e de recursos financeiros pactuados neste Termo de Compromisso serão de responsabilidade do órgão cliente.

7.2. Os danos ao imóvel decorrentes de má-conduta ou negligência serão ressarcidos pelo órgão causador.

7.3. As partes elegem o Comitê de Avaliação da Execução Orçamentária e Financeira do Ministério da Economia – CAEOF para a solução de litígios que, porventura, venham a ocorrer em razão deste Termo entre unidades, órgãos e entidades sob sua gestão. Para os litígios que envolvem outros órgãos e entidades da Administração Pública Federal, serão submetidos à Câmara de Conciliação e Arbitragem da Administração Federal – CCAF.

7.4. As partes declaram, neste ato, haverem efetuado estudos que demonstraram a vantajosidade econômica do compartilhamento do imóvel.

QUADROS DO TERMO DE COMPARTILHAMENTO DE IMÓVEL E RATEIO DE DESPESAS Nº________, DE __ DE ___________ 20_____

1. QUADRO DE OCUPAÇÃO DE ÁREAS:

QUADRO DE OCUPAÇÃO DE ÁREAS
Dimensões do imóvel em m 2
Área privativa total
Área privativa destinada ao órgão gestor
Percentual de ocupação pelo órgão gestor
Área privativa destinada ao órgão cliente 1
Percentual de ocupação pelo órgão cliente 1
Área privativa destinada ao órgão cliente N
Percentual de ocupação pelo órgão cliente N

2. QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE AMBIENTES:

QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE AMBIENTES
Ambientes de utilização privativa do órgão gestor
(listar ambientes, andares, pavimentos, edificações etc.)
Ambientes de utilização privativa do órgão cliente 1
(listar ambientes, andares, pavimentos, edificações etc.)
Ambientes de utilização privativa do órgão cliente N
(listar ambientes, andares, pavimentos, edificações etc.)
Ambientes de utilização compartilhada
(listar ambientes, andares, pavimentos, edificações etc.)

3. QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE GARAGENS:
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE GARAGENS
Total de garagens do imóvel
Quantidade de garagens destinada ao órgão gestor
Quantidade de garagens destinada ao órgão cliente 1
Quantidade de garagens destinada ao órgão cliente N

4. QUADRO DE POPULAÇÃO:
QUADRO DE POPULAÇÃO DO IMÓVEL
População principal do imóvel
População principal do órgão gestor
Percentual de participação da população do órgão gestor
População principal do órgão cliente 1
Percentual de participação da população do órgão cliente 1
População principal do órgão cliente N
Percentual de participação da população órgão cliente N

5. QUADRO DE DESPESAS COMUNS E CRITÉRIOS DE RATEIO:
ITEM	DESCRIÇÃO/ESPECIFICAÇÃO DA DESPESA COMUM	CRITÉRIO DE RATEIO UTILIZADO	PROPORÇÃO DE RATEIO EM %
Cliente 1:
1	Água e esgoto
2	Energia elétrica
3	Manutenção predial (inclusive central de ar-condicionado e elevadores)
4	Locação de imóvel
5	Condomínio ou taxas condominiais
6	Limpeza e conservação
7	Vigilância
8	Brigadista
9	Segurança eletrônica
10	Terceirização de mão de obra para o imóvel (especificar)
N	Outras despesas ordinárias (especificar)
Cliente N:

6. QUADRO DE DESPESAS EXCLUSIVAS (QUANDO HOUVER):
ITEM	DESCRIÇÃO/ESPECIFICAÇÃO DA DESPESA EXCLUSIVA	FORNECEDOR/CONTRATO
Cliente 1
Cliente N

7. QUADRO DE VALOR ESTIMADO DE DESPESAS COMUNS ANUAL E MENSAL:

ITEM	DESCRIÇÃO/ESPECIFICAÇÃO DA DESPESA COMUM	PREVISÃO ANUAL EM R$	RATEIO ANUAL EM R$	RATEIO MENSAL EM R$
Cliente 1:
1	Água e esgoto
2	Energia elétrica
3	Manutenção predial (inclusive central de ar-condicionado e elevadores)
4	Locação de imóvel
5	Condomínio ou taxas condominiais
6	Limpeza e conservação
7	Vigilância
8	Brigadista
9	Segurança eletrônica
10	Terceirização de mão de obra para o imóvel (especificar)
N	Outras despesas ordinárias (especificar)
Cliente N:

ANEXO II

MODELO DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADE ORÇAMENTÁRIA

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADE ORÇAMENTÁRIA

Em cumprimento ao estabelecido no inciso II do art. 16 da Lei Complementar nº 101, Lei de Responsabilidade Fiscal, de 04/05/2000, e, em atendimento à solicitação de disponibilidade orçamentária no montante R$ xxx (xxxx), sendo R$ xxx (xxx) a ser executado em 2022 e R$ xxx (xxx) para 2023, visando à contratação/prorrogação do Contrato nº xx/20xx, firmado com a empresa xxx, cujo objeto é xxx, em atendimento às necessidades dos órgãos abaixo relacionados, com valor mensal total de xxx (xxx), pelo período de 12 (doze) meses, a contar de xx/xx/20xx a xx/xx/20xx, DECLARO que há disponibilidade de crédito para empenho da referida despesa, tendo, portanto, adequação orçamentária e financeira com a Lei de Diretrizes Orçamentárias e compatibilidade com o Plano Plurianual, e que o recurso previsto para o exercício de 2022 está contemplado no LOA 2022, cuja despesa deverá correr conforme programação a seguir, e que a parcela prevista para o exercício de 2023 será priorizada quando da elaboração do PLOA relativo àquele exercício:

Programação orçamentária
Órgão	UGR	Programa	Ação	P.O.	PTRES	Fonte	N.D.	Descentralização 2022	Disponibilizar 2023	Valor Total

Esclarecemos que, por se tratar de despesas de exercícios futuros, caso o programa de trabalho acima indicado seja modificado, nova indicação será informada posteriormente com base na lei orçamentária aprovada para o respectivo exercício, conforme previsto no § 1º do artigo 30 do Decreto nº 93.872, de 23/12/1986. Da mesma forma, o crédito orçamentário deve ser solicitado nos exercícios correspondentes.

NOME

ORDENADOR DE DESPESAS

NOME

SUPERINTENDENTE/GERENTE REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO

ANEXO III

MODELO DE RELATÓRIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

ITEM	DESCRIÇÃO DA DESPESA COMUM	PROCESSO SEI	NATUREZA DESPESA	VALOR RATEIO MENSAL
Cliente 1:
1	Água e esgoto
2	Energia elétrica
3	Manutenção predial (inclusive central de ar-condicionado e elevadores)
4	Locação de imóvel
5	Condomínio ou taxas condominiais
6	Limpeza e conservação
7	Vigilância
8	Brigadista
9	Segurança eletrônica
10	Terceirização de mão de obra para o imóvel (especificar)
N	Outras despesas ordinárias (especificar)
Cliente N: