Tribunal institui política de preservação de documentos digitais

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) publicou resolução que institui sua Política de Preservação Digital. O ato normativo estabelece ações para conservação e utilização de documentos digitais, dispondo sobre princípios, conceitos, objetivos, responsabilidades, diretrizes e requisitos para a salvaguarda do acervo histórico e informativo da instituição.

Desde 2010, o tribunal tem produzido documentos digitais – administrativos e jurídicos. O objetivo da nova resolução é colocar em prática ações que assegurem o acesso aos documentos digitais no futuro. O normativo determina também a implantação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).

Segundo o coordenador de Gestão Documental, Julio Cesar de Souza, os documentos são produzidos, ou recebidos, no exercício das atividades administrativas ou judiciais do STJ, e mantidos por prazos de guarda regidos pelas tabelas de temporalidade. Alguns desses documentos estão destinados à guarda histórica, ou seja, nunca poderão ser descartados. \”A questão é que a tecnologia é dinâmica, fica obsoleta rápido. Então, temos que estabelecer ações que garantam essa preservação\”, afirmou o gestor.

Origem

No final do ano passado, um grupo de trabalho foi criado para elaborar os termos da resolução em 90 dias. Durante esse período, a comissão de servidores concluiu a proposta de preservação e o cronograma de ações, assegurando a introdução da política. A equipe também definiu a divisão de responsabilidades entre as áreas que produziam documentos e as responsáveis por sua gestão.

O grupo de trabalho ainda realizou estudos para acompanhar ações em andamento em outros órgãos, como o Tribunal de Justiça do Distrito Federal (TJDF), o Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF) e o Supremo Tribunal Federal (STF).

Atualmente, no STJ, existem mais de 413.750 processos eletrônicos judiciais transitados em julgado e baixados para arquivo; 1,5 milhão de processos administrativos produzidos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI); e 1 milhão no Sistema Fluxus. Além da preservação, é preciso manter a autenticidade e a confiabilidade dos documentos. Com as novas práticas de preservação, a intenção é que eles não sofram intervenções e conservem sua integridade.

De acordo com Rosa Maria Carvalho, coordenadora da Biblioteca Ministro Oscar Saraiva – uma das unidades integrantes do grupo de trabalho –, a política de preservação digital tem entre suas metas a manutenção das informações da Biblioteca Digital Jurídica (BDJur). \”Para nós, que trabalhamos com informação digital, a preservação é de suma importância. Contamos a história do tribunal por meio da BDJur\”, disse Rosa.

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STJ - Superior Tribunal de Justiça

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