O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) divulgou o resultado preliminar da sua Ação Coordenada de Auditoria 2019. Naquele ano, foi avaliada a gestão documental em todos os integrantes do Poder Judiciário como forma de aferir critérios previamente estabelecidos e tidos como essenciais para um bom funcionamento da justiça e seus procedimentos. O Superior Tribunal Militar (STM) recebeu a primeira colocação no quesito processos administrativos (SEI-JMU) e a sexta nos processos judiciais, estando à frente de todos os tribunais superiores.
A gestão documental foi a segunda ação da Auditoria e ocorreu entre os meses de outubro e novembro de 2019. O objetivo foi avaliar a criação, manutenção, utilização e prazos de conservação dos documentos que são gerados, assim como o encaminhamento final para conservação permanente ou descarte. Também foram mensuradas as rotinas para gerenciamento dos acervos de documentos administrativos e de processos judiciais como forma de apoio à decisão, à preservação da memória institucional e à comprovação de direitos.
No STM, a compilação dos dados e envio ao CNJ foram realizados pela Secretaria de Controle Interno (Secin). Também coube a ela a revisão dos painéis preliminares apresentados, assim como o monitoramento das informações disponibilizadas pelo Conselho.
Constante busca por aprimoramento
De acordo com a Diretora de Documentação e Gestão do Conhecimento (Didoc) do STM, Maria Juvani Lima Borges, e sua equipe, a política de gestão de documentos na JMU tem por intuito manter os dados, documentos e processos organizados, com vistas a garantir que as informações cheguem aos usuários, às unidades administrativas e aos órgãos sem erros ou problemas de integridade, autenticidade e/ou disponibilidade. Para que isso fosse possível, foram remodeladas rotinas de processamento, armazenamento, classificação, identificação e compartilhamento de registros, processos e documentos, sejam eles digitais ou físicos.
A Didoc foi a diretoria responsável por repassar todos os dados ao controle interno do tribunal para que posteriormente eles fossem encaminhados ao CNJ. Já a Diretoria de Tecnologia da Informação (Ditin) respondeu ao questionário que tratava do e-Proc JMU, o sistema judicial eletrônico utilizado pelo STM.
Tudo foi pensado buscando manter a eficiência da atividade documental para atingir os objetivos de organização, conservação e acesso à informação, cumprindo o disposto no § 2º do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil, bem como as normas estabelecidas pelo CNJ.
Como consequência de todos os esforços, a própria legislação interna do Tribunal tem sido atualizada e readequada no sentido de garantir as ferramentas de gestão do conhecimento para agregar maior transparência e eficiência às práticas desta Corte Castrense, com o intuito de produzir benefícios aos cidadãos.
